- Tunnista tarpeet ja vertaa vanhaan
Onnistunut työympäristömuutos vaatii huolellista taustatyötä. Kun suunnittelutyön tueksi on kerätty riittävä määrä taustatietoa eri lähteistä, suunnittelu lähtee heti oikeaan suuntaan.
Työympäristön suunnittelu käynnistyy organisaation omien tarpeiden tunnistamisesta. Tarvekartoituksessa on hyvä pysähtyä pohtimaan nykyisen toimiston ominaisuuksia ja suunnitella tulevaa työympäristöä niihin peilaten. Toimiva ja arjen tarpeet täyttävä toimitila parantaa niin työn sujuvuutta kuin työhyvinvointiakin.
Vastaamalla näihin neljään kysymykseen saat suunnittelun tehokkaasti käyntiin ja pureudut heti olennaisiin asioihin:
- Mikä nykyisessä toimistossa toimii hyvin?
- Mikä hankaloittaa työntekoa ja luo turhaa kitkaa?
- Mikä on toimiston tarkoitus ja tehtävä?
- Millaisilla ratkaisuilla yrityksen arjesta voisi tulla helpompaa?
- Ota henkilöstö mukaan suunnitteluun
Jotta organisaationne henkilöstö kokee toimitilan omakseen, on sen palveltava mahdollisimman hyvin heidän arkeaan. Siksi juuri työntekijänne, nuo arjen sankarit, ovat parhaita arvioimaan tilojen toimivuutta. Kun työntekijät viihtyvät työtiloissa, työtyytyväisyys kasvaa kuin huomaamatta.
Tilojen käyttäjät tuovat erilaisia näkökulmia suunnitteluun omasta työstään käsin. Jokainen työntekijä käyttää tilaa itselleen sopivimmalla tavalla, joten kattava vastaajajoukko takaa monipuoliset tulokset.
Henkilöstöä voi osallistaa esimerkiksi erilaisin kyselyin. Kysely on helppo tapa kartoittaa laajasti eri näkemyksiä ja toiveita pienellä vaivalla. Kysymyspatteristoa laatiessa tulee antaa tilaa myös avoimille vastauksille, sillä muuten jokin olennainen asia saattaa jäädä vahingossa kysymättä.
Toinen yleinen osallistamistapa on erilaiset työpajat. Työpajoissa voidaan pohtia esimerkiksi tilojen käyttötapoja ja -tarkoituksia sekä kokous-, ryhmätyö- ja työskentelytilojen määrää ja sijoittumista.
Kun työpajoihin kutsutaan henkilöstöä eri puolilta organisaatiota, saadaan kerättyä tietoa, joka hyödyttää mahdollisimman laajaa joukkoa.
3. Valitse sopivat yhteistyökumppanit
Työympäristömuutoksen toteuttamisessa on hyvä käyttää apuna kokeneita kumppaneita, jotka osaavat kuunnella organisaationne tarpeita ja tarjota monipuolisia ratkaisuja. Kokoonpanossa saattaa olla esimerkiksi seuraavanlaisia asiantuntijoita: sisustus- ja kalustesuunnittelijat, LVI- ja sähkösuunnittelijat, vastuullisuusasiantuntijat, projektijohto, urakoitsija ja erilaiset palveluntuottajat.
Laadukkaat, tyylikkäät kalusteet herättävät työympäristönne henkiin ja luovat sille erottuvan, persoonallisen ilmeen. Modeon henkilökohtainen palvelu takaa, että työyhteisönne tarpeita kuunnellaan tarkalla korvalla ja ratkaisuja räätälöidään toiveidenne mukaan.
Vaikka projektiryhmä koostuu monenlaisista osaajista, pitävät he kuitenkin huolen siitä, että organisaation edustaja pääsee aina hyväksymään suunnitelman osat ennen toteutusta. On tärkeää valita omasta organisaatiostanne projektiin mukaan sellainen henkilö, jolla on valmiudet pitää kaikki sisäisesti kartalla projektin etenemisestä. Hän osaa ottaa oikeat tahot mukaan päätöksiin. Näin säästytään yllätyksiltä, ja yhteistyö toimii sulavasti.
Ota askel eteenpäin työympäristömuutoksen toteutuksessa ja lataa oppaamme Yksilölliset tilat organisaation menestystekijänä – asiantuntijoiden vinkit onnistuneeseen tila- ja kalustesuunnitteluun!
